Comment créer un plan de gestion de temps et s’y tenir
La mauvaise gestion du temps peut avoir un impact négatif sur votre productivité. La clé est de développer un planning qui vous permettra de travailler plus efficacement et de profiter au maximum de votre temps. En mettant cette planification en place, vous pouvez éviter de perdre plus du temps et mieux vous concentrer sur votre travail. Cela vous aidera également à réduire le temps de prise de décision et vous rend plus rapide et plus efficace à des tâches répétitives. Dans cet article on vous propose les étapes de base pour avoir un bon planning pour votre travail comme pour votre vie privée.
Création d’un plan de gestion de temps
- Identifiez vos priorités pour la semaine
- Divisez ces priorités en des plus petites tâches
- Fixez une date pour chaque tâche
- Jetez un œil sur votre planning la nuit qui précède
- Outils de gestion de temps
Les avantages d’ un plan de gestion de temps
- Réduction de stress
- Accomplir plus de travail
- Moins de révision
- Moins de temps perdu
Création d’un plan de gestion de temps
Identifiez vos priorités pour la semaine
Travailler sans avoir un planning approprié à respecter peut vraiment retarder votre départ pour la journée. Vous devriez prendre un certain temps de faire une liste de vos tâches quotidiennes et les choses que vous voulez accomplir. Incluez tout, même les petites tâches comme la vérification de vos e-mails et la paperasserie.
Et pour faire, asseyez-vous dimanche soir avant le commencement de la semaine entrante avec vos calendriers et énumérez les objets personnels et le travail que vous avez à faire cette semaine.
Divisez ces priorités en des plus petites tâches
Une fois que vous avez une image claire de toutes les tâches que vous avez à faire, vous pouvez commencer à créer un processus de travail. Divisez vos grandes tâches en des plus petites tâches pour qu’elles apparaissent faciles et réalisables.
Fixez une date pour chaque tâche
Chacun est différent en ce qui concerne la façon dont il est productif à différents moments de la journée. Bien qu'il existe des moyens que vous pouvez faire pour améliorer cela, il est important de savoir quand vous êtes à votre meilleur. Si c’est le matin, alors il est de préférable que vous planifiez des tâches importantes, ou des tâches qui nécessitent beaucoup de concentration, pour cette période de la journée.
Maintenant que vous avez regroupé toutes les tâches ensemble, commencez à créer un planning quotidien. Selon le travail que vous avez à faire et combien ça vous prend normalement du temps, il pourrait être utile de créer un calendrier avec demi-heure ou une heure de pause. Vous n’êtes pas obligés de planifier tout, jusqu'à la dernière minute.
Jetez un œil sur votre planning la nuit qui précède
A cette étape là, vous avez votre semaine planifiée. Mais bien sûre toute chose peut changer. Certaines tâches peuvent vous prendre plus longtemps que prévu ou une nouvelle tâche à haute priorité est ajoutée à la liste. Chaque soir, vérifiez votre calendrier pour le lendemain. Faites les ajustements nécessaires.
Le lendemain, tout ce que vous devez faire est de suivre votre plan. Il est également plus difficile de vous laisser distraire quand vous savez exactement ce que vous devriez faire pendant la journée.
Outils de gestion de temps
Il existe une variété d'outils de planification que vous pouvez utiliser pour faire un plan de gestion du temps comme Trello qui est gratuit. Utilisez tout ce qui fonctionne le mieux pour vous et utilisez le régulièrement.
Maintenant que vous avez créé un plan bien détaillé, ne vous laissez pas perdre plus de temps.
Les avantages d’ un plan de gestion de temps
Savez-vous le sentiment que vous obtenez lorsque vous avez trop à faire et trop peu de temps pour y faire? Avez-vous fait face à ce sentiment en évitant votre liste de choses à faire? Quoi qu'il en soit, il est un sentiment terrible et les résultats ne sont pas favorables du tout.
Réduction de stress
Gérer votre temps peut réduire immédiatement votre niveau de stress. Moins de mauvaises surprises à confronter. Moins de délais serrés. Vous ne serez plus obligé de précipiter d’une tâche à une autre ou d’un lieu à un autre.
Accomplir plus de travail
Être productif est l'un des principaux objectifs de la gestion du temps. Lorsque vous êtes au courant de ce que vous devez faire, vous êtes en mesure de mieux gérer votre charge de travail. Vous serez capable d'accomplir plus de travail en peu de temps.
Moins de révision
Etre organisé vous permet d’éviter le maximum d’erreurs et la reprise du travail. Oublier des éléments, des détails et des instructions conduisent à un travail supplémentaire. Combien de fois avez-vous à faire une tâche plus qu'une fois? Ou de refaire un parcours parce que vous avez oublié une quelque chose?
Plus de temps pour les tâches importantes
Gérer votre temps permet l’exploitation de ce dernier là où il a le plus d'impact. Mettre en place un planning vous permet de passer votre temps sur les choses qui comptent le plus pour vous.